Política de Tratamiento de Datos Personales

Quién es Qorum

Nuestro rol: Encargado y Responsable

Según el tipo de dato, Qorum cumple uno de los dos roles que define la ley:

En cualquiera de los dos casos puede escribir directamente a Qorum para resolver dudas o ejercer sus derechos (sección 10). Si su solicitud corresponde al conjunto como Responsable, se la trasladaremos y le informaremos.

Qué datos tratamos

En las asambleas:

• Nombre completo del propietario o apoderado que se presenta, y los datos del poder cuando asiste en representación de otro.
• Número de apartamento o unidad que representa y su coeficiente.
• Registro de asistencia y de voto (a qué hora ingresó y salió, qué votó en cada punto del orden del día y con qué coeficiente).
• Firma física, en el ticket impreso de registro de asistencia.
• Datos adicionales: número de cédula (cuando el conjunto la usa para validar la identidad), correo electrónico y teléfono, cuando el administrador los suministra en el listado de propietarios. El correo se usa para enviar el enlace personal y los códigos de ingreso a la asamblea virtual o mixta; el teléfono también puede usarse para acreditar la asistencia con un código por WhatsApp o SMS. Estos datos no hacen parte del acta y se borran cuando el acta se entrega (sección 07).
• Asamblea virtual o mixta: cuándo se conectó y se desconectó de la sala (para calcular el quórum en vivo), las intervenciones y turnos de palabra, y su imagen y voz mientras participa en el video de Qorum, que se transmite en vivo y no se graba en el proveedor de video.
• Invitados al video (revisor fiscal, contador, proveedores u otros que no votan): nombre, cargo y correo, que suministra la administración para enviarles su enlace.
• Postulados al consejo de administración: nombre, unidad, cédula y correo que se anotan durante la asamblea. Los de quienes resultan elegidos se incluyen en la tabla del consejo del acta, a solicitud del conjunto.
• Grabación de audio o video de la asamblea, cuando el conjunto contrata la grabación o la transcripción del acta. Incluye la voz e intervenciones de quienes participan.

En la revisión y la firma del acta:

• De los revisores y firmantes (presidente y secretario de la asamblea, comisión verificadora y otros revisores que agregue la administración): nombre, cargo y correo, al que se envían su enlace personal, los códigos de un solo uso y los recordatorios.
• Sus comentarios y cambios propuestos o aceptados sobre el borrador, con su nombre, cargo y fecha, para que quede registro de quién hizo cada cambio.
• La prueba de la firma electrónica: fecha y hora, dirección IP, navegador y dispositivo desde donde firmó, el correo al que se envió el código (enmascarado, por ejemplo co***@correo.com), la firma dibujada si decide hacerla y la huella digital (SHA-256) del texto que firmó. Si un integrante de la comisión verificadora no firma dentro del plazo, queda la constancia en el acta.

En las Actas de Consejo:

• Grabación de audio de la reunión del consejo de administración y su transcripción.
• Nombres y cargos de los asistentes, y el contenido de lo tratado (temas, decisiones y compromisos).

En el portal Qorum Comunidad: los datos descritos en la sección 08.

En el contacto comercial y el uso de la plataforma:

• Datos del formulario de cotización: nombre, cargo, correo, teléfono, nombre y ciudad del conjunto o entidad, tipo y cantidad de unidades, y los comentarios que usted escriba.
• Mensajes que nos envíe por WhatsApp, correo o teléfono.
• De los usuarios de la plataforma: nombre, correo, rol, códigos de acceso de un solo uso, dispositivos marcados como de confianza y el registro de actividad (auditoría) de las acciones realizadas.

No solicitamos datos sensibles (salud, orientación sexual, origen racial o étnico, creencias religiosas o políticas, entre otros). Las grabaciones de voz se usan solo para elaborar el acta y no para identificar a las personas por medios biométricos. Qorum no recolecta de manera intencional datos de niños, niñas o adolescentes.

Para qué los usamos

Los datos se usan, exclusivamente, para:

• Validar la identidad del asambleísta y su derecho a participar, como propietario o como apoderado.
• Calcular el quórum y los coeficientes de votación de la asamblea en curso.
• Vincular al asambleísta con el dispositivo de votación (clicker) o con la votación desde su celular.
• Generar el acta de la asamblea y los soportes que exige la Ley 675 de 2001 (listados de asistencia, poderes, resultados de votación), incluida la transcripción de la grabación cuando el conjunto la contrata.
• Enviar las invitaciones y los enlaces personales a la asamblea virtual o mixta y al video, y dar acceso con un código enviado al correo.
• Permitir que el presidente, el secretario y la comisión verificadora revisen el borrador del acta, lo comenten y lo firmen electrónicamente; dejar la prueba de cada firma y permitir que cualquier persona con el código de verificación del acta compruebe que es auténtica.
• Transcribir la reunión del consejo y redactar el borrador de su acta con ayuda de inteligencia artificial, para revisión y firma del consejo.
• Prestar los servicios del portal Qorum Comunidad (sección 08).
• Responder solicitudes de cotización, preparar propuestas comerciales, coordinar la prestación del servicio y comunicarnos con los clientes sobre el servicio contratado.
• Dar acceso seguro a la plataforma, enviar los códigos de acceso, prevenir fraudes y accesos no autorizados, y mantener la trazabilidad de las acciones realizadas.
• Detectar y corregir fallas técnicas de la plataforma.

No usamos los datos de asambleístas, consejeros ni residentes con fines publicitarios. Solo enviaremos información comercial a quienes nos la solicitaron o son clientes, y usted puede pedirnos en cualquier momento que dejemos de hacerlo.

Proveedores y transferencia internacional

Qorum no vende ni alquila datos personales. Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que tratan datos por cuenta nuestra, solo para la finalidad indicada y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

Varios de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Esa transmisión internacional se hace para cumplir las finalidades de esta política, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las normas que la reglamentan, con proveedores que ofrecen medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas. Al aceptar esta política usted autoriza esa transmisión.

También podremos entregar datos a autoridades administrativas o judiciales cuando una norma o una orden competente lo exija.

Cómo los protegemos

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre su dispositivo y la plataforma, y almacenamiento con controles de acceso.
• Acceso restringido según el rol: cada persona ve solo lo que necesita para su labor en la asamblea, el consejo o el portal.
• Ingreso a la plataforma con código de verificación enviado al correo, y registro de auditoría de las acciones sensibles.
• Documentos del portal en visor sin descarga y con marca de agua con el nombre y el apartamento de quien los consulta.
• Borrador del acta en un visor sin descarga y con marca de agua con el nombre de quien lo revisa; enlaces personales que dejan de servir cuando se envía uno nuevo, y firma con un código de un solo uso.
• Huella digital (SHA-256) del texto firmado: cualquier cambio posterior al acta se puede detectar. La página pública de verificación muestra solo el conjunto, la asamblea, el nombre y cargo de los firmantes y la fecha y hora de su firma; nunca el texto del acta ni correos.
• Eliminación y anonimización automática de los datos al cumplirse los plazos de la sección 07.

Cuánto tiempo los conservamos

• Datos adicionales de la asamblea. La cédula, el correo y el teléfono de los propietarios y apoderados del conjunto (hayan asistido o no), el correo de las invitaciones a la sala virtual, de los invitados al video y de los revisores del acta, y la cédula y el correo de la lista de postulados al consejo, se usan solo como insumo para el registro y la preparación del acta, y se borran cuando el acta se entrega al conjunto: al vencer los 2 meses que la ley da para impugnarla, contados desde que se comunicó (art. 49 Ley 675 de 2001). Se borran, no se anonimizan. Quedan en el acta solo la cédula y el correo de los consejeros elegidos, porque el conjunto los pide en la tabla del consejo.
• Datos de asambleístas que exige la ley. El nombre, la unidad, el coeficiente, la asistencia y los votos quedan en el acta y sus soportes, que el conjunto conserva de forma permanente como parte del libro de actas. En los sistemas de Qorum, los nombres se anonimizan automáticamente 3 meses después de la última asamblea del conjunto (nunca mientras corre el plazo para impugnar un acta firmada), conservando solo datos agregados que ya no identifican a una persona (por ejemplo, "Apartamento 302 — coeficiente X — votó Sí").
• Prueba de la firma electrónica del acta. El nombre y cargo de los firmantes, la fecha y hora, la dirección IP, el navegador, el correo enmascarado, la firma dibujada y las huellas digitales se conservan junto con el acta mientras esté en la plataforma, porque son el soporte de la validez de la firma. Los comentarios de la revisión se conservan con el acta como registro de quién hizo cada cambio.
• Grabaciones de asambleas. El audio y el video se eliminan 3 meses después de la asamblea. Se conserva el texto del acta y de su transcripción.
• Actas de Consejo. A los 3 meses de la reunión se eliminan el audio y la transcripción, y se anonimizan los nombres de los asistentes. El acta aprobada la conserva el conjunto.
• Portal Qorum Comunidad. Según las reglas de la sección 08.
• Contacto comercial. Los datos de solicitudes de cotización y de quienes nos contactan no se eliminan de forma automática: se conservan para atender la relación comercial y se suprimen cuando usted lo solicite a privacidad@qorum.com.co, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos (por ejemplo, soportes contables de un servicio contratado).
• Usuarios de la plataforma. Mientras la cuenta esté activa. Los registros de auditoría se conservan el tiempo necesario para la seguridad del servicio y el cumplimiento de obligaciones legales.

Las bases de datos de Qorum estarán vigentes mientras la empresa preste sus servicios, sin perjuicio de los plazos anteriores para cada tipo de dato.

Portal Qorum Comunidad

Algunos conjuntos contratan además Qorum Comunidad, un portal propio del conjunto (su-conjunto.qorum.com.co) de uso continuo para residentes, consejeros y administración. Su finalidad y su plazo de conservación son distintos de los de la asamblea:

• Mismos roles: la administración del conjunto es la Responsable del Tratamiento y Qorum actúa como Encargado.
• Datos de residentes: nombre, correo electrónico, número de documento cuando la administración lo registra, apartamento y relación con él (propietario o arrendatario); los PQR que radique (texto y fotos) y las respuestas de la administración con sus adjuntos; sus solicitudes de reserva de zonas comunes y el estado de su pago; y el registro de qué documentos del conjunto consultó.
• Consejeros: nombre, cargo y correo, al que se envía el enlace de acceso al portal.
• Listado del conjunto: la administración puede registrar, por cada apartamento, quiénes viven en él (nombre, relación con la unidad, documento, fecha de nacimiento, teléfono y correo), sus contactos de emergencia, el personal autorizado para entrar (nombre, documento, teléfono, horario y vigencia), si el propietario es una persona jurídica (razón social, NIT y representante legal) y la situación jurídica de la unidad (embargo, leasing o sucesión); sus arrendatarios (nombre, documento, correo, teléfono y fecha de nacimiento, que quedan también como residentes del portal), sus mascotas (nombre, especie, raza, sexo, color, fecha de nacimiento, esterilización, vacuna antirrábica, microchip, foto y, para perros potencialmente peligrosos, la póliza de responsabilidad civil y el registro ante la alcaldía con sus vencimientos), sus vehículos (tipo, placa, marca, color y parqueadero) y los parqueaderos y depósitos asignados. Su finalidad es la convivencia y la seguridad del conjunto: control de acceso, uso de parqueaderos y cumplimiento de las normas sobre tenencia de mascotas. Las mascotas y los vehículos también los puede registrar el residente desde el portal, en "Mi apartamento". Solo los ve la administración del conjunto y los residentes de ese apartamento.
• Datos de niñas, niños y adolescentes: de los menores de edad que viven en el conjunto solo se registran nombre, relación con la unidad y fecha de nacimiento, con autorización de su representante legal y en su interés superior (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012): saber cuántos menores viven en el conjunto para su seguridad y la atención de emergencias. Se usan además para contar, sin identificar a nadie, cuántos menores y adultos mayores hay.
• Datos sensibles: si una persona necesita apoyo para evacuar en una emergencia (por ejemplo, por movilidad reducida), la administración puede anotarlo solo con su autorización expresa o la de su representante. Es un dato sensible (artículo 5 de la Ley 1581): nadie está obligado a darlo, su única finalidad es la atención de emergencias y solo lo ve la administración.
• Emprendimientos: si un residente publica su negocio en el tablero de emprendimientos, los datos de contacto que él mismo decide publicar (nombre de quien atiende, WhatsApp, teléfono, redes, horario y, si lo marca, su apartamento) y sus fotos, que ven solo los residentes que ingresan al portal. Si un residente reporta un emprendimiento, se guarda quién lo reportó, el motivo y su explicación; solo la administración lo ve, nunca el emprendedor.
• Avisos del portal: los avisos de la campana (comunicados, eventos, respuestas a sus PQR, estado de sus reservas o emprendimientos) y la fecha en que abrió la campana por última vez. Los avisos se borran a los 60 días.
• WhatsApp de la administración: si el conjunto conecta su número de WhatsApp Business al portal, se guardan el celular, el nombre del perfil de WhatsApp y los mensajes, fotos y PDF que la persona envía a ese número, junto con las respuestas de la administración y el estado de entrega de cada mensaje. Lo que se escribe a ese número queda como un PQR del conjunto, también si el número no está en el listado; la respuesta le llega por WhatsApp. Los comunicados del conjunto solo se envían por WhatsApp a los residentes que lo autorizan expresamente en "Mi perfil" (queda la fecha de la autorización); se retira desde ahí o escribiendo BAJA, y ALTA la vuelve a dar. Los mensajes de un PQR se conservan con el PQR y, al anonimizar a la persona, quedan sin su celular; el estado de entrega de los comunicados se borra a los 90 días.
• Visitantes que no son residentes: si el conjunto lo permite, nombre, correo y teléfono de quien radica un PQR o solicita una reserva sin cuenta en el portal.
• Finalidad: darle acceso al portal (con un código enviado a su correo), tramitar PQR y reservas, mostrar los documentos y comunicados del conjunto, y dejar trazabilidad de la consulta de documentos. Las preguntas que haga al asistente sobre la Ley 675 se envían a un proveedor de inteligencia artificial (sección 05) solo para generar la respuesta.
• Conservación: los datos de residentes se conservan mientras figure como residente activo. Cuando la administración registra que ya no vive en el conjunto (o rechaza una solicitud de acceso), sus datos personales se anonimizan automáticamente 30 días después; sus PQR y reservas quedan en el historial del conjunto asociados solo al apartamento, y sus emprendimientos y avisos se borran. Los residentes, contactos de emergencia, personal autorizado, mascotas, vehículos y parqueaderos o depósitos se conservan mientras estén registrados en el apartamento y se borran cuando la administración los quita. Un emprendimiento deja de verse 6 meses después de aprobado si el residente no lo renueva. Los datos de visitantes no residentes se anonimizan 1 año después de resuelto el PQR o de la fecha de la reserva. La regla de 3 meses de la sección 07 no aplica a este portal.

App móvil Qorum

La app Qorum para Android (Google Play) e iPhone (App Store), publicada por QORUM S.A.S., da acceso al portal Qorum Comunidad, a la sala de las asambleas virtuales y a las Actas de Consejo. Trata los mismos datos y con las mismas finalidades descritas en esta política (secciones 03, 04 y 08), y además:

• Conjunto elegido: la app guarda en el celular el conjunto que usted eligió (con el QR o buscándolo por nombre) y su sesión, para no pedírselos cada vez.
• Notificaciones push: si usted las autoriza, guardamos un identificador del celular para notificaciones (token), la plataforma (Android o iPhone) y a quién pertenece (residente, consejero, administrador o invitación de una asamblea), para enviarle los avisos del portal, de la administración y de "se abrió una votación". Se envían por Firebase Cloud Messaging (Google) en Android y por el servicio de notificaciones de Apple en iPhone. El identificador se borra al cerrar la sesión, al eliminar la cuenta o cuando el sistema informa que ya no es válido.
• Cámara: solo para escanear el código QR del conjunto y, en la asamblea virtual, para el video cuando le dan la palabra. La app no guarda fotos ni video de la cámara.
• Micrófono: para hablar en la asamblea virtual y, solo para el administrador del conjunto, para grabar las reuniones del consejo, incluso con la pantalla bloqueada (con un aviso visible mientras graba). El audio se sube a nuestros servidores y se trata como las demás grabaciones de Actas de Consejo (secciones 05 y 07).
• Huella o Face ID: si usted lo activa, la app usa el desbloqueo del propio celular. Qorum no recibe ni guarda su huella ni su rostro.
• La app no recoge su ubicación, sus contactos ni su identificador de publicidad, no muestra anuncios y no rastrea su actividad en otras apps o sitios.
• Eliminar su cuenta: desde la app o el portal, en Mi cuenta → Eliminar mi cuenta. Se borran de inmediato su nombre, correo, documento, avisos, emprendimientos y celulares registrados; sus PQR y reservas quedan en el historial del conjunto sin datos personales. Si no puede ingresar, siga los pasos de www.qorum.com.co/eliminar-cuenta o escriba a privacidad@qorum.com.co.

Sus derechos

Como titular de los datos, la ley colombiana le reconoce los siguientes derechos:

Cómo ejercer sus derechos

Pueden presentar consultas y reclamos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro. Escríbanos a:

• Consultas: se responden en un máximo de 10 días hábiles desde su recibo, prorrogables por 5 días hábiles más, informándole el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá que desistió.

Autorización

Usted autoriza el tratamiento de sus datos conforme a esta política cuando:

• Firma el acta electrónicamente, después de que se le informa qué datos quedan como prueba de la firma.
• Acepta la Política de Tratamiento de Datos al solicitar acceso o ingresar por primera vez al portal Qorum Comunidad.
• Envía el formulario de cotización de nuestro sitio web o nos escribe por WhatsApp, correo o teléfono.
• Participa en una reunión de consejo cuya grabación fue informada a los asistentes al iniciarla.

En las asambleas, registrarse, votar y participar no depende de marcar una casilla de autorización. El nombre, la unidad, el coeficiente, la asistencia y los votos se tratan porque la Ley 675 de 2001 exige que consten en el acta. Los datos adicionales (cédula, correo y teléfono) se le informan en el ticket de registro, en el autoregistro digital y en la sala virtual, y se borran al entregar el acta (sección 07).

Cuando Qorum actúa como Encargado, el conjunto o la entidad, como Responsable, debe contar con la autorización de los titulares para cargar sus datos a la plataforma y para grabar las asambleas y reuniones.

Datos en su navegador

Nuestro sitio y la plataforma guardan en su navegador solo lo necesario para funcionar: el idioma elegido, la sesión iniciada y, si usted lo marca, que su dispositivo es de confianza para no pedirle el código en cada ingreso. No usamos cookies de publicidad ni herramientas de seguimiento de terceros. Puede borrar estos datos desde la configuración de su navegador en cualquier momento.

Vigencia y cambios a esta política

Esta versión rige desde el 24 de octubre de 2026 y reemplaza la versión 5, del 21 de octubre de 2026. Cambio principal: el WhatsApp de la administración en Qorum Comunidad (sección 08). Si hacemos cambios sustanciales —por ejemplo, en las finalidades o en los proveedores con los que compartimos datos—, publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha, y cuando corresponda lo informaremos a los clientes y usuarios por correo antes de que entre en vigencia.